Tidszoner: planera möten

En lämplig mötestid beror på datumet, deltagarnas tidszoner och deras faktiska tillgänglighet. Använd checklistan för att jämföra en föreslagen tid, skicka en tydlig inbjudan och avgöra när en skriftlig överlämning passar bättre.

Börja med datum och namngiven tidszon

UTC+01:00 anger en skillnad mot koordinerad universell tid (UTC). Europe/Berlin namnger en tidszon med regler för dess UTC-skillnad på ett visst datum. W3C:s utkast till vägledning förklarar varför en framtida händelse som ska följa lokal tid behöver sin tidszon, inte bara en fast UTC-skillnad. Be deltagarna ange sin stad eller namngivna tidszon och vilka tider de är tillgängliga.

Jämför det faktiska mötesdatumet

IANA:s tidszonsdatabas uppdateras när myndigheter ändrar tidszonsgränser, UTC-skillnader eller sommartidsregler. På olika platser kan klockorna ställas om på olika datum, eller UTC-skillnaden vara densamma hela året. Kontrollera det föreslagna datumet med aktuella tidszonsdata; dagens tidsskillnad behöver inte gälla för ett framtida möte.

• Bekräfta datumet: Ange dag, månad och år. Kontrollera om mötet infaller på ett annat lokalt datum för någon.
• Kontrollera tillgängligheten: Jämför de föreslagna tiderna med varje persons faktiska arbetstider, raster och lediga dagar.
• Skicka inbjudan: Ange en uttrycklig tidszon i kalenderinbjudan, visa relevanta lokala tider och be om bekräftelse.

Knyt återkommande möten till en tidszon

Vägledningen om återkommande händelser i W3C-utkastet beskriver hur en återkommande händelse knyts till sin avsedda lokala tid och tidszon. Om ett veckomöte ska ligga kvar kl. 09:00 i Berlin, behåll Europe/Berlin som styrande tidszon. Andra deltagares lokala tider kan ändras när reglerna för klockomställning skiljer sig åt. Granska kommande möten runt klockomställningarna.

Jämför städer med Lumelis Time

Öppna tidszonsjämförelsen i Lumelis Time för att lägga till städer, välja en timme i rutnätet och kopiera en sammanfattning. Rutnätet använder dagens datum, så kontrollera ett framtida möte separat i kalendern. De färgade tidsfälten är allmän vägledning; bekräfta tillgängligheten med de berörda personerna.

När ingen gemensam tid passar

Överväg en skriftlig uppdatering när ett möte i realtid tillför lite. Ta med sammanhang, beslut, nästa åtgärd och ansvarig person. Ange varje deadline med fullständigt datum, klockslag och uttrycklig tidszon. Om ett möte på en obekväm tid är nödvändigt, diskutera att turas om med belastningen i stället för att anta att samma person alltid kan delta.